Protocoles d'audit de mise en conformité EHS et Scorecards

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Evaluer la conformité d'une installation par rapport aux recommandations internes et aux règlements locaux relève déjà d'un certain défi sur le plan national. Ce n'est toutefois rien par rapport aux défis posés par les opérations à l'étranger.

Ces questions, comme tant d'autres, doivent être prises en compte lors de tout audit sur les opérations internationales.

Enhesa offre à ses clients de nombreux services leur permettant de s'assurer que les activités et les opérations qu'ils effectuent aux quatre coins du monde sont conformes aux exigences réglementaires locales, aux politiques et procédures internes et aux meilleures normes de management environnemental applicables et pertinentes.

Enhesa est le principal fournisseur au niveau mondial de protocoles d'audit de mise en conformité actualisés et internationaux dans les domaines de l'environnement, de l'hygiène et de la sécurité. Nos consultants réglementaires et notre réseau international d'experts locaux élaborent, après avoir recherché et analysé en détail les exigences réglementaires spécifiques, des protocoles exhaustifs permettant à nos clients d'évaluer de manière très pointue la conformité de leurs installations. Cela s'avère fondamental dans le contexte d'application qui prévaut actuellement dans la plupart des pays : la précision est, de fait, la règle d'or en matière de gestion des risques réglementaires, surtout si l'on entend éviter d'engager sa responsabilité civile. S'il est vrai que le marché actuel regorge d'outils de support d'audit, aucun de ceux-ci n'allie les fonctions et les services uniques disponibles dans les protocoles d'audit d'Enhesa. En optant pour nos protocoles, vous avez la garantie que l'évaluation de votre entreprise couvre toutes les exigences réglementaires applicables au moment de l'élaboration de l'audit.

Les protocoles d'audit de mise en conformité EHS d'Enhesa ont la préférence des entreprises actives au niveau mondial pour les quatorze raisons suivantes.

Les quatorze avantages des protocoles d'audit d'Enhesa

1. Mise à jour propre à chaque utilisateur sur demande
Il vaut encore mieux ne pas utiliser de protocole d'audit du tout que se baser sur un protocole désuet datant de quelques années ! A l'heure actuelle, les moyens permettant de garantir la conformité des entreprises évoluent en permanence du fait de la fréquence des changements réglementaires survenant sur la scène internationale. En effet, les auditeurs qui utilisent des documents obsolètes, ne fut-ce que d'une année, pourraient passer à côté de développements importants et perdre leur crédibilité aux yeux de la direction et du personnel des installations auditées. Dans le climat d'application renforcée qui prévaut aujourd'hui, il pourrait en résulter des infractions graves passant inaperçues jusqu'à ce qu’il soit trop tard. 

Le service de veille réglementaire internationale et les rapports de veille réglementaire d'Enhesa, couvrant plus de 150 pays sur six continents, permettent à nos consultants de se tenir au courant de tous les développements réglementaires EHS importants et d'avoir accès aux documents réglementaires clés. Ils peuvent ainsi mettre à jour régulièrement les protocoles d'audit de mise en conformité, et ce dans les plus brefs délais.

2. Informations et recommandations générales détaillées destinées aux auditeurs
Chaque protocole d'audit comporte une introduction au pays, dix modules thématiques (comprenant chacun une introduction et un livret réglementaire), une liste de la législation EHS et une ScoreCard permettant de suivre les résultats de l'audit au fur et à mesure.

Introduction au pays - Chaque protocole d'audit comporte une introduction identifiant pour chaque pays le cadre réglementaire, les instruments réglementaires, les autorités compétentes et une liste détaillée des documents que les auditeurs doivent obtenir ou que l'établissement doit préparer à l'avance.

Introduction par module - Pour chaque thème principal couvert (par exemple : air, eau, déchets, sécurité, etc.), une introduction générale décrit l'applicabilité du module, la manière dont le thème est réglementé et les autorités compétentes en la matière dans le pays concerné. Elle comporte, en outre, la liste des législations et réglementations traitant de ce sujet et une série de définitions réglementaires extraites directement des textes des législations et réglementations citées. L'auditeur dispose également de la liste des documents et des dossiers qu'il est recommandé d'obtenir avant l'accès au site, ainsi que de la liste des documents et dossiers devant être préparés par l'entreprise avant l'audit.

Livret réglementaire par module - Le livret reprend les questions de conformité traitées dans le cadre de l'audit, organisées par thème et référencées par des notes guides, si nécessaire. Le livret réglementaire permet à l'auditeur de mieux comprendre chaque exigence applicable et les mesures à prendre pour en garantir le respect. Chaque question est aussi précise que possible et assortie de la citation réglementaire exacte correspondante. Le système de prise de décision en arborescence vous permet de déterminer si la question est pertinente pour votre entreprise et d' ignorer celles qui ne présentent aucun intérêt.

Liste de la législation EHS - Les protocoles d'audit d'Enhesa comportent, dans la mesure du possible, des hyperliens vers les textes complets des législations et réglementations citées permettant à l'auditeur d'évaluer les tolérances juridiques et les limites applicables à l'établissement audité. Ces hyperliens vous permettent d'accéder au texte tel que fourni par les autorités publiques du pays concerné ou vous renvoient dans la base de connaissances d'Enhesa, laquelle compte plus de 10 000 versions électroniques de textes réglementaires EHS. Si ces sources d'information ne vous permettent pas d'accéder au texte souhaité, il vous est toujours possible d'en solliciter l'envoi par e-mail, fax ou courrier auprès d'Enhesa.

ScoreCard EHS - Nous fournissons, avec chaque protocole d'audit, une ScoreCard Excel reprenant les principales questions de conformité énoncées par module (entre 30 et 50 questions clés par module, soit entre 300 et 500 questions de conformité par protocole) et permettant à l'auditeur d'obtenir rapidement une vue d'ensemble des résultats de conformité. La ScoreCard est un outil convivial qui permet à l'auditeur de filtrer les questions applicables et d'obtenir un indice pondéré de conformité de l'entreprise et des risques associés. L'auditeur peut, en outre, filtrer les questions de non-conformité, ajouter des commentaires et publier les résultats sous la forme d'un rapport d'audit avant de quitter l'établissement. La ScoreCard permet également de comparer plusieurs entreprises recourant à un système de notation identique et d'identifier les problèmes survenant dans l'ensemble des établissements audités, voire de comparer comparer la performance de plusieurs entreprises selon les paramètres définis par l'utilisateur. L'entreprise peut ainsi mieux réorienter son programme EHS et ses ressources en fonction des domaines dans lesquels elle rencontre les plus importants défis de non-conformité et où sa responsabilité est la plus engagée.

3. Couverture totale de toutes les questions EHS pertinentes
Les protocoles d'audit d'Enhesa couvrent les exigences en matière d'environnement, d'hygiène et de sécurité au travail s'appliquant à vos établissements. Chaque protocole aborde de manière distincte les domaines suivants :
  1. Structure administrative et juridique
  2. Dispositions environnementales générales
  3. Gestion des émissions dans l'air
  4. Gestion de l'eau
  5. Gestion des déchets
  6. Gestion des produits chimiques
  7. Transport et gestion des matières dangereuses
  8. Gestion de la sécurité
  9. Sécurité des procédés industriels
  10. Prévention et mesures en cas d'urgence
  11. Santé au travail
  12. Liste de la législation EHS
Chaque section comporte des sous-sections plus détaillées. Pour obtenir un aperçu détaillé des sous-sections propres à chaque thème, cliquez ici.

Ces thèmes ont été choisis sur la base d'une comparaison des approches réglementaires internationales, plus particulièrement celles utilisées aux Etats-Unis et dans l'Union européenne. Ils décrivent très spécifiquement ce que votre entreprise doit faire pour être conforme. Par ailleurs, l'utilisation de ces thèmes et intitulés standard permet de savoir directement si un thème est abordé ou non dans le protocole d'audit. Chaque protocole d'audit est préparé dans un format modulaire convivial : le client peut le scinder et répartir les différents modules entre différentes équipes d'audit.

Nous pouvons, par conséquent, vous fournir les modules relatifs à l'environnement et/ou ceux relatifs à la santé et la sécurité au travail, soit séparément soit conjointement, selon vos besoins. Nous pouvons également identifier en collaboration avec les responsables d'audit de votre entreprise les exigences réglementaires correspondant à d'autres domaines de votre programme et les inclure dans le protocole d'audit (notamment responsabilité sociale de l'entreprise, gestion des produits, exigences relatives à un procédé ou à un type spécifique d'activités, etc.).

4. Simplification des évaluations de mise en conformité grâce aux ScoreCards
Chaque module de protocole inclut une ScoreCard au format Excel reprenant les principales questions de conformité énoncées par module (entre 30 et 50 questions clés par module, soit entre 300 et 500 questions de conformité par protocole) et permettant à l'auditeur d'obtenir rapidement une vue d'ensemble des résultats de conformité. La ScoreCard est un outil convivial qui permet à l'auditeur de filtrer les questions applicables et d'obtenir un indice pondéré de conformité de l'entreprise et des risques associés. L'auditeur peut, en outre, filtrer les questions de non-conformité, ajouter des commentaires et publier les résultats sous la forme d'un rapport d'audit avant de quitter l'établissement. La ScoreCard permet également de comparer plusieurs entreprises recourant à un système de notation identique et d'identifier les problèmes survenant dans l'ensemble de ces entreprises, voire de comparer la performance de plusieurs entreprises selon les paramètres définis par l'utilisateur. L'entreprise peut ainsi mieux réorienter son programme EHS et ses ressources en fonction des domaines dans lesquels elle rencontre les plus importants défis de non-conformité et où sa responsabilité est la plus engagée.
5. Rédaction dans la langue de votre choix : anglais et/ou langue locale
Comment effectuer un audit de mise en conformité d'une installation située dans un pays dont vous ne maîtrisez pas la langue et dont le niveau d'anglais du personnel est, pour le moins, rudimentaire ? Les protocoles d'audit et les Scorecards d'Enhesa sont rédigés en anglais et dans la langue locale du pays où se situe l'installation auditée. Lorsque Enhesa propose un protocole d'audit bilingue (service disponible pour pratiquement tous les pays), celui-ci est directement établi à partir du protocole initial rédigé dans la langue locale du pays et sur la base des textes officiels des législations et réglementations. Il comporte, par ailleurs, des mots clés en anglais et dans la langue locale pour éviter toute ambiguïté. Si nécessaire, le protocole peut également être traduit. Il va de soi que les deux versions présentent exactement les mêmes informations et qu'elles sont mises à jour simultanément. L'auditeur, la direction locale et le personnel peuvent ainsi utiliser les deux versions en parallèle (page par page), ce qui garantit un niveau de confort maximum.
6. Accès aux textes des législations et réglementations en vigueur
Même les protocoles d'audit les plus complets peuvent se révéler insuffisamment détaillés. Il arrive, en effet, fréquemment que les auditeurs doivent examiner de plus près le texte exact d'une législation ou d'une réglementation. Les protocoles d'audit d'Enhesa comportent des hyperliens vers les textes complets des législations et réglementations citées ou des extraits permettant à l'auditeur d'évaluer les tolérances juridiques et les limites applicables à l'entreprise concernée. Ces hyperliens renvoient directement au texte tel que fourni par les autorités publiques du pays concerné ou vous renvoient dans la base de connaissances d'Enhesa, laquelle compte plus de 15 000 versions électroniques de textes réglementaires EHS. Si ces sources d'information ne vous permettent pas d'accéder au texte souhaité, il vous est toujours possible d'en solliciter l'envoi par e-mail, fax ou courrier auprès d'Enhesa.
7. Rédaction dans un format convivial (y compris le vôtre)

Les protocoles d'audit d'Enhesa peuvent être livrés via le site Web dédié du client ou par e-mail. Ils sont généralement rédigés dans un format électronique convivial utilisable par tout un chacun : format PDF, MS Word et/ou MS Excel. Vous pouvez ainsi facilement copier et coller les informations dans votre rapport d'audit ou utiliser ces informations à des fins d'optimiser vos procédures internes.

Si nécessaire, Enhesa peut collaborer avec le département informatique de votre entreprise et fournir le contenu sous la forme de tables de base de données (Access, XML, etc.) pour une intégration directe dans votre plate-forme d'audit. Nos solutions personnalisées et notre collaboration avec le client pour déterminer la meilleure solution adaptée à ses besoins spécifiques font toute notre fierté.

8. Autorisation d'utilisation par l'ensemble du personnel de votre entreprise
Les protocoles d'audit d'Enhesa sont destinés à l'ensemble du personnel de l'entreprise et peuvent y être utilisés par un nombre illimité d'utilisateurs. Un même protocole peut, par exemple, servir à auditer toutes les installations soumises à des exigences réglementaires identiques au sein d'une même juridiction. Tous les protocoles d'audit peuvent être fournis au format électronique et publiés sur le site Web dédié du client de sorte à être accessibles à toute personne concernée dans l'entreprise.
9. Service adapté à vos opérations
La plupart des auditeurs qui utilisent des checklists standard connaissent la frustration de travailler avec des outils qui semblent conçus pour une autre tâche ou pour les activités d'une autre entreprise. Ils ne peuvent que se demander s'ils couvrent ou non toutes les questions et exigences réellement applicables aux activités concernées. Le système unique de prise de décision en arborescence d'Enhesa fournit à l'utilisateur le niveau de précision adéquat dont il a besoin pour évaluer la conformité de ses activités visées sans devoir s'échiner sur une myriade de questions hors propos. L'utilisateur peut ainsi aisément déterminer les questions potentiellement applicables aux activités à évaluer et réévaluer la situation en cas d'éventuelles modifications ultérieures des activités.

Par ailleurs, Enhesa peut adapter ses protocoles d'audit et/ou ses Scorecards aux besoins spécifiques de votre entreprise, voire d'une installation en particulier, et y inclure les réglementations locales et les exigences applicables en matière de permis. Tout ce qui est hors propos est ainsi écarté d'avance. Dans cette optique, nous rassemblons et analysons généralement le plus d'informations possible concernant votre entreprise et l'installation concernée afin d'orienter au mieux la préparation du protocole d'audit à vos besoins spécifiques. Nous adaptons également les questions afin qu'elles correspondent exactement au type d'installation concernée de sorte à obtenir une approche équilibrée par rapport au degré de complexité réglementaire en jeu. Nous sommes ainsi en mesure de fournir des protocoles d'audit adaptés, par exemple, à la fois à des bureaux ou à des entrepôts et aux opérations industrielles en général.

10. Intégration dans votre propre système de gestion d'entreprise
Enhesa a développé un protocole d'audit qui couvre toutes les questions réglementaires pertinentes et qui fournit des informations générales importantes afin d'assister l'auditeur au cours des phases de préparation et de réalisation de l'audit. De nombreuses entreprises travaillent, cependant, avec des formats et des programmes qui leur sont spécifiques. Certaines d'entre elles ont développé, testé et approuvé sur le long terme leurs propres approches et souhaitent s'assurer que l'audit couvre leurs politiques et leurs exigences internes, parallèlement aux exigences réglementaires locales. D'autres ont associé leurs outils d'audit à d'autres systèmes de gestion d'assurance conformité et doivent, par conséquent, apporter certaines adaptations afin d'y inclure les réglementations locales en vigueur à l'étranger. Quelles que soient vos exigences, Enhesa entretient une collaboration étroite avec votre entreprise afin d'intégrer les exigences réglementaires internationales pertinentes dans vos protocoles. Nous pouvons également intégrer les exigences réglementaires nationales et régionales dans des protocoles d'audit EHS prédéfinis.
11. Assistance permanente, même en cours d'audit
Nos consultants peuvent également collaborer avec l'équipe d'audit de votre entreprise, pour une journée ou pour toute la durée de l'audit, et lui fournir une assistance réglementaire plus approfondie. Une assistance d'interprétation et de traduction en cours d'audit peut, en outre, être assurée afin de faciliter la communication avec la direction et le personnel local. Il va de soi que les consultants réglementaires d'Enhesa sont également des auditeurs formés et expérimentés en nom propre et qu'ils peuvent mener de tels audits pour le compte d'un client. Même lorsque nous ne sommes pas directement chargés de mener un audit de mise en conformité pour le compte d'un client, nous continuons à assurer le suivi de notre travail grâce à notre service d'assistance téléphonique. Ce service permet aux clients d'obtenir rapidement la réponse aux questions réglementaires susceptibles de se poser en cours d'audit. Nos experts réglementaires (généralement les personnes ayant rédigé le protocole) peuvent être contactés par téléphone ou par e-mail pour toute recherche supplémentaire rapide nécessaire à la finalisation d'un rapport d'audit avant que l'équipe d'audit ne quitte le site ou dans les jours suivant la conclusion des activités d'audit sur site.
12. Prix concurrentiels
Lorsqu'on connaît les budgets qu'allouent chaque année les entreprises à l'assurance conformité et aux audits de conformité, n'est-il pas normal d'en garantir la précision des résultats ? L'évaluation de conformité de vos installations ne doit-elle pas, en effet, porter sur les exigences en vigueur à ce jour, et non sur celles qui étaient applicables il y a un an ou deux, voire trois ou quatre ? Les protocoles d'audit EHS d'Enhesa sont disponibles en anglais à partir de 8 500 USD pour une offre unique et de 6 500 USD par an pour les mises à jour annuelles.

En option, les protocoles d'audit peuvent être bilingues, mis à jour sur demande, adaptés à des activités industrielles ou à des secteurs commerciaux spécifiques ou développés selon les formats et modèles spécifiés par le client. Ils peuvent également être fournis au format standard d'Enhesa pour un ou plusieurs pays supplémentaires, selon les besoins du client.

13. Protocoles d'audit disponibles pour pratiquement tous les pays
Enhesa a développé des protocoles d'audit internationaux couvrant plus de 80 pays et états/provinces/régions différent(e)s dans le monde entier. La majorité de ces pays font l'objet d'une mise à jour permanente (Europe, Asie-Pacifique et Amérique du Nord). Les autres pays, notamment ceux d'Amérique latine, d'Afrique et du Moyen-Orient, sont mis à jour sur demande. La mise à jour de nos protocoles d'audit sur demande nous permet de garantir une mise à disposition de l'ensemble des utilisateurs des dernières informations pertinentes. Enhesa peut rédiger un protocole d'audit pour pratiquement tous les pays.

Protocoles d'audit et ScoreCards actuellement disponibles :

14. Expérience pratique reconnue
C'est en 1993 qu'Enhesa élabore ses premiers protocoles d'audit adaptés aux activités spécifiques de chaque client et intégrant les exigences réglementaires pertinentes. Depuis lors, nous n'avons eu de cesse de mettre à jour et d'étendre la couverture géographique de nos services. Les protocoles d'audit d'Enhesa sont, depuis lors, utilisés par des centaines d'auditeurs dans des centaines de sites industriels répartis aux quatre coins du globe. Forts de notre expérience, nous sommes en mesure d'améliorer en permanence notre approche afin de toujours optimiser la qualité de nos services et de mieux répondre aux besoins de nos clients. Depuis 2001, la majorité de nos protocoles d'audit internationaux sont développés au format standard décrit plus haut avec un système intégré de prise de décision en arborescence, dix modules thématiques standard et une liste normalisée des thèmes couverts. Toutes les questions sont assorties de la citation réglementaire correspondante. La liste des législations vous permet de déterminer précisément les derniers développements réglementaires couverts.

Au cours de ces dix dernières années, Enhesa a été chargée de la rédaction et mise à jour de protocoles d'audit de mise en conformité EHS par de nombreuses sociétés Fortune 500, notamment des entreprises dont les programmes d'assurance conformité sont de renommée internationale, comme Agere Systems, Almatis, Applied Materials, AT&T, Avery Dennison, Baxter Healthcare, Cardinal Health (Allegiance), General Electric Company, Georgia Pacific, GrafTech, Halliburton, Levi Strauss, Lucent Technologies, Merck, Noveon, Pfizer, Rohm & Haas et Tyco International. Nous mettons un point d'honneur à fournir à nos clients des protocoles d'audit détaillés et actualisés qui répondre à leurs objectifs spécifiques d'audit.

  • Enhesa Protocoles d’audit internationaux (Télécharger pdf)
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