Veille réglementaire EHS mondiale
Conformité anticipative
Le service de veille réglementaire d'Enhesa est un outil de gestion qui permet d'identifier, de suivre et d'analyser
les développements politiques et réglementaires EHS qui surviennent dans les pays au centre de l'intérêt du
client. Il permet de garantir, de manière rentable, la conformité réglementaire
du client au niveau international et de limiter les risques de sanctions administratives ou pénales pour
non-conformité. Les entreprises d'aujourd'hui l'ont bien compris : mieux elles sont informées
sur les futurs développements réglementaires et politiques, mieux elles peuvent développer et mettre en oeuvre
des stratégies commerciales ciblées vers de nouvelles opportunités.
Le service de veille réglementaire peut également être utilisé comme outil de conformité aux exigences spécifiées au 4.3.2. de la norme ISO 14001.
Nous incluons dans chaque rapport de veille les hyperliens vers la législation pertinente et pouvons, en cas de besoin,
fournir au client une copie des différents documents dont il est fait mention dans le rapport. Le
service peut être adapté aux besoins spécifiques de chaque établissement ou département de votre entreprise. Contrairement à nos autres services, les
rapports de veille réglementaire sont, pour vous, l'occasion de vous entretenir avec les consultants d'Enhesa sur
les différents points soulevés dans le rapport et les mesures à mettre en place.
Un service adapté à votre entreprise
Le service de veille réglementaire EHS est adapté aux besoins spécifiques de
chaque client. Notre objectif est de vous fournir toutes les informations dont vous avez besoin,
ni plus, ni moins. Dans cette optique, les thèmes couverts dans
les rapports sont déterminés d'un commun accord avec le client au début de la prestation de service. Il
arrive fréquemment que ces thèmes soient ajustés pour refléter les modifications apportées
au sein de l'entreprise cliente ou les nouveaux développements du marché. Enhesa couvre les développements
suivants tout au long de leur procédure réglementaire/législative :
-
Informations générales : tout développement important susceptible de déclencher une initiative
gouvernementale visant à modifier les exigences réglementaires auxquelles les entreprises doivent se conformer, ainsi que toute information
utile sur les meilleures pratiques, les conférences prévues, etc.
- Politique : toute politique ou document émanant du gouvernement et susceptible d'entraîner une modification des
exigences réglementaires auxquelles les entreprises doivent se conformer.
- Proposition : toute initiative gouvernementale (reconnue publiquement) susceptible d'entraîner une
nouvelle exigence réglementaire à laquelle les entreprises devront se conformer.
- Législation : toute exigence réglementaire à laquelle les entreprises doivent se conformer.
- Jurisprudence : toute décision émanant d'un tribunal et modifiant les exigences
réglementaires auxquelles les entreprises doivent se conformer.
- Recommandations : tout document officiel émis par une autorité publique visant à clarifier
ou à détailler les exigences réglementaires auxquelles les entreprises doivent se conformer.
Thèmes couverts
En général, les thèmes couverts varient selon que les opérations du client dans un pays donné impliquent des activités de fabrication industrielle, des installations de stockage et de distribution, des installations de recherche et développement, des installations mobiles ou administratives. Les listes suivantes vous donnent, à titre indicatif, un aperçu des thèmes couverts par le service de veille réglementaire en ce qui concerne les opérations et les produits, respectivement.
Thèmes couverts pour les opérations
Thèmes couverts pour les produits
Politique générale en matière de produits
Conception des produits
Conditions de mise sur le marché
Facilitateur de mise sur le marché
Fin de vie des produits
Plus d'informations sur la couverture produits
Couverture géographique
Enhesa assure actuellement des veilles réglementaires dans plus d'une cinquantaine de pays. La liste de ces pays varie fréquemment en raison des acquisitions ou
des ventes de nos clients et n'est donc pas exhaustive. Quel que soit le pays qui vous intéresse, notre vaste réseau
de consultants locaux peut le couvrir.
Rapports de veille réglementaire
Les rapports de veille réglementaire comportent un certain nombre d'entrées qui permettent non seulement d'identifier et de synthétiser les
initiatives réglementaires au rythme de leur développement, mais aussi d'évaluer l'impact qu'elles ont sur votre entreprise
et les mesures à prendre pour y faire face.
Chaque rapport de veille comporte les trois éléments clés suivants :
le résumé, l'analyse et l'impact sur les opérations du client.
- Le résumé est une introduction
qui donne un aperçu du développement.
- L'analyse décrit le développement de manière plus approfondie,
elle ne retient que les éléments importants et pertinents
en fonction de vos opérations.
- L'impact sur les opérations du client identifie les mesures à prendre
pour rester conforme aux exigences en vigueur. Nous veillons à toujours décrire de manière précise ce que le développement
implique pour vous.
Nos rapports peuvent être adaptés à vos activités spécifiques. Notre objectif est de vous indiquer clairement ce que vous devez faire pour maintenir
votre conformité. Ni plus, ni moins.
Les autres sections des rapports de veille d'Enhesa présentent également un certain intérêt,
notamment les hyperliens (que nous insérons dans la mesure du possible) vers les textes réglementaires, la date d'
entrée en vigueur, les autorités compétentes et la personne de
contact, etc.
Préparation et distribution des informations
Les rapports de veille réglementaire doivent informer de manière dynamique toutes les personnes concernées
par les derniers développements et doivent être mis immédiatement à la disposition de toutes les personnes désireuses
de s'informer en la matière. A cette fin, Enhesa a développé un système d'information intégrant un système d'alerte électronique mensuelle permettant d'attirer l'attention des personnes
concernées sur les informations pertinentes et pourvu d'un site Web dédié leur permettant d'accéder à l'ensemble de nos données 24h/24.
Des alertes électroniques sont envoyées chaque mois au personnel de l'entreprise cliente ayant souscrit à ce
service. Chaque alerte comporte les titres et les résumés des derniers développements réglementaires
survenus, ainsi que des hyperliens vers les rapports de veille complets correspondants.
Téléconférence de suivi
Enhesa propose, par ailleurs, un service
de conférence téléphonique de suivi. Chaque mois ou chaque trimestre, une
conférence audio de partage de données est organisée entre les principaux consultants d'Enhesa et
les directeurs d'entreprise afin de passer en revue les derniers développements réglementaires survenus, de clarifier les éventuels
points obscurs, de discuter leurs impacts sur les activités de l'entreprise et les opportunités commerciales qui en découlent et de définir les meilleures stratégies
à mettre en oeuvre pour y faire face.
Site Web dédié
Un site Web dédié est adapté aux besoins et aux spécificités de chaque
client et peut être relié à son intranet. Le site dédié
inclut :
- Les derniers rapports au format HTML (possibilité de les imprimer, de les sauvegarder ou de les envoyer par e-mail
à toute personne intéressée de l'entreprise,
- Une base de données interrogeable comportant les entrées les plus récentes et les entrées antérieures mises à
jour. Vous pouvez effectuer des recherches par mots contenus dans le titre ou dans le résumé, par pays,
par type de développement réglementaire, par date d'adoption, par date d'entrée en vigueur, par date du rapport et
et par mots clés (voir exemple ci-dessous). Les résultats de la recherche peuvent être
triés selon ces mêmes critères par ordre croissant ou décroissant. Dans un
premier temps, les résultats affichent un aperçu des titres, résumés et
délais. Vous pouvez alors obtenir le résumé complet pour l'ensemble des rapports identifiés ou pour les
rapports de votre choix.
- Les calendriers de conformité qui vous permettent d'identifier les délais réglementaires, la fin des périodes de transition,
l'entrée en vigueur des nouvelles exigences, etc. A chaque date est
associée une phrase identifiant de quoi il s'agit, ce qu'il convient de faire, la citation réglementaire et le lien vers
le rapport de veille réglementaire correspondant dans la base de données.
- Une liste actualisée de la législation EHS par pays. Dans 50 % des cas,
la liste comporte des liens vers les textes complets de la réglementation disponible en ligne ou sur le
site Web dédié. La base de connaissances d'Enhesa contient déjà plus de
6 000 textes réglementaires.
- Une liste croissante d'hyperliens intéressants par pays vers des sites Web contenant des informations de base
issues de sources officielles et non officielles.
- La possibilité d'intégrer d'autres services d'
Enhesa, comme les protocoles d'audit, les checklists de conformité,
les profils pays ou les manuels de formation réglementaire. En option, Enhesa peut
également organiser des sessions de formation en ligne pour le personnel intéressé de votre entreprise dans le but de le former
à l'utilisation du site Web dédié et à la recherche rapide et facile d'informations.
Rapports dans plusieurs langues (facultatif)
Enhesa a développé une plate-forme multilingue unique qui permet d'afficher
les informations souhaitées dans n'importe quelle langue. En option, Enhesa peut rédiger les rapports de veille dans la langue locale et dans
d'autres langues. Actuellement, les rapports de veille sont rédigés notamment en anglais, français, espagnol, chinois,
coréen, suédois et italien.
Résultats
Grâce au service de veille réglementaire EHS d'Enhesa, les clients responsables
d'installations et/ou de marchés de produits se tiennent informés sur les développements
réglementaires EHS et sur la législation applicables à leurs activités
et/ou aux produits qu'ils commercialisent dans les pays où ils sont établis. Ce service permet
aux directeurs d'entreprise de prendre des décisions éclairées en ce qui concerne le développement de
leurs activités et des marchés visés. Le service de veille réglementaire présente d'autres avantages : il constitue,
pour les chefs d'établissement et les directeurs commerciaux locaux, une excellente source d'informations sur les principales mesures EHS
dont ils doivent avoir connaissance par rapport à leurs activités.
Expérience pratique reconnue
C'est en 1993 qu'Enhesa élabore ses premiers rapports de veille réglementaire. Depuis lors,
nous n'avons eu de cesse de mettre à jour et d'étendre la couverture géographique de nos
services. Les rapports de veille réglementaires d'Enhesa sont utilisés par des centaines de directeurs d'entreprise et
de chefs d'établissement comportant des sites industriels aux quatre coins du globe. Forts
de notre expérience, nous sommes en mesure d'améliorer en permanence notre approche afin de toujours
optimiser la qualité de nos services et de mieux répondre aux besoins de nos clients. Depuis plusieurs années déjà, Enhesa se charge de la veille réglementaire EHS
pour de nombreuses sociétés Fortune 500, leur
assurant une conformité réglementaire et une approche anticipative des changements politiques. Parmi
les clients faisant appel à notre service de veille réglementaire, nous comptons plusieurs sociétés dont les programmes d'assurance
conformité sont de renommée internationale, comme Baxter Healthcare, General Electric
Company, Graftech, Mattel, Lucent Technologies, Noveon, Agere Systems et
Snecma.
Tarification
Le coût de nos rapports de veille réglementaire varie en fonction des options de couverture choisies pour répondre aux
besoins spécifiques de chaque client. Les services de rédaction de rapports et de veille
réglementaire de base s'élèvent à 2 500 EUR par pays par an (pour les questions environnementales
ayant un impact sur les opérations industrielles ou sur les produits du client, par exemple).
La couverture des questions environnementales, d'hygiène et de sécurité au travail ayant un impact
sur les opérations et les produits du client est assurée pour un montant compris entre 2 500 et
3 500 EUR par pays par an. Des services plus complets (voir ci-dessus) peuvent être
fournis parallèlement au service de base moyennant une majoration du coût. Notre capacité à appliquer cette
tarification à d'autres pays dépend principalement du nombre de clients
désireux d'obtenir des informations similaires. Nous serions heureux d'étendre notre couverture géographique
à de nouveaux pays et d'établir pour ces pays des devis spécifiques selon la couverture souhaitée et les thèmes
présentant un intérêt pour votre entreprise.
Si vous souhaitez bénéficier de notre
service de veille réglementaire, n'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou à nous retourner
le formulaire de demande de veille réglementaire EHS
dûment complété par fax. Nous vous enverrons un devis,
qui ne vous engage pas contractuellement.
<> Vous pouvez également utiliser l'option de l'
Enhesa Update
Enhesa Regulatory Monitoring Service (Download pdf)